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篇名: 商管選書／效率決定競爭力
作者: 肉包	日期: 2009.10.30　　天氣: 　心情:

商管選書／效率決定競爭力

文章來源：商周出版
作者簡介

呂宗昕教授是一個希望能對社會產生正面影響的思考型作家教授，有科學家的縝密思考及社會學家的人性關懷。

名字中的「昕」字，是朝陽之意，與新年的新同音，為祖父所取，期待他能像朝陽般發光發熱。

呂教授對「時間管理」與「效率管理」課題有深入研究及探討，曾多次應邀至各企業及大學授課演講時間管理技巧，與接受雜誌專訪，包括電腦公會、工研院、中華人事主管協會、專案管理學會、台電公司、國泰世華銀行、精英電腦公司、崇越公司、華寶公司、遠東紡織公司、保德信人壽公司、固緯電子公司、Johnson＆Johnson公司、明泰科技公司、成大醫院、榮總醫院、法律扶助基金會、商業週刊、天下雜誌、Cheers雜誌、Career雜誌、管理雜誌、非凡新聞週刊、台灣大學、政治大學、成功大學、中央大學、師範大學、台北醫學大學、台灣科技大學等。亦為經濟日報及《30雜誌》之「時間管理」專欄作家。

呂教授現任台大化工系教授，主持電子與光電陶瓷實驗室，主要研究CIGS太陽電池、染料敏化太陽電池，與白光發光二極體。台大化工系畢業後，獲得日本東京工業大學博士學位，曾任美國加州柏克萊大學及勞倫斯國家實驗室博士後研究員。

他曾獲第三十九屆十大傑出青年、中國工程師學會傑出工程教授、國科會傑出研究獎、台大特聘教授等榮譽。
內容簡介

彼得．杜拉克說：「效率是一種習慣。」

鴻海集團總裁郭台銘說：「在今天的世界，沒有『大』的打敗『小』的，只有『快』的打敗『慢』的。」

․「效率T字表」，讓工作效率缺口無所遁形。
․「五分鐘原則」，不想做的事，也能一一完成。
․「MO」筆記本，降低錯誤率，順利完成工作。
․「同心圓」概念，打造最寬敞的工作空間。
․「一口氣原則」，倍增效率，讓你輕鬆擺脫加班病。
「效率管理」與「時間管理」是成功工作者的兩大利器。然而，大部分上班族僅重視後者，卻忽略了前者的重要性，故工作成效不彰。

暢銷書《自慢》作者何飛鵬最期待的學習大師──呂宗昕教授，將個人長期的工作經驗及研究心得，彙整成冊與讀者分享，希望幫助眾多上班族拾回失落已久的工作效率，增加工作上的競爭優勢。

暢銷書《時間管理黃金法則》姊妹作
時間管理，幫助你在最短時間內完成任務；
效率管理，讓你以最高品質完成最多工作。
唯有兩者兼備，才能縱橫職場，無往不利。

目錄

推薦序打造自己的高效率魔法箱李紹唐
作者序效率決定自己的競爭力

Part 1 提升工作效率黃金策略

1「時間管理」與「效率管理」的區別—彼得‧杜拉克的效率習慣
2利用「效率T字表」做自我評估—郭台銘鴻海集團的四大「快速」能力
3評估工作的目標與迫切性—張忠謀的目標管理
4追求個人的「工作效率前緣」—黎智英的佐丹奴獲利模式
5以「五分鐘原則」處理不想做的事—何飛鵬最不想遇見的三種工作夥伴
6難易度與貢獻度的進階「N字型法則」—「雙N字策略」決定工作優先次序

Part 2 提升工作成果產出效率

7利用TT表提高工作產出—葛洛夫的高工作槓桿率
8找出績效的關鍵指標—王品集團戴勝益的數字管理
9同質化、標準化、簡單化、條理化的工作哲學—大前研一的鞋子
10將效率最佳時段留給最重要的工作—張明正最重要的五件事
11利用九宮格評估工作的產出效益—勝間和代的效率工作
12提前截止時間以強化急迫感—創意商品：可以吃的碗
13為客戶與工作建立時間帳戶—滿足客戶的最大需求
14用「一口氣原則」提高工作產出—吉越浩一郎的效率提升術

Part 3 提升工作計畫與思考效率

15工作計畫是最佳的私人祕書—日本宮古島的鐵人三項競賽
16用「PLAN」原則及甘特圖排定工作計畫—威爾許激勵人心的4E特質
17做好一月、一週、一天工作計畫的方法—江戶時代的鳥瞰職業畫師
18運用3S+1C原則快速思考—施崇棠的透徹思考要求
19切中關鍵點以解決問題—大前研一的思考技術
20整潔的桌面與安靜的環境—黃河明要求的「C計畫」
21成為π型人以提高思考效率—鳴門海峽大漩渦中的鯛魚

Part 4 提升執行力與處理效率

22執行工作所需要的加速度—黑幼龍創立台灣卡內基的故事
23培養自我要求的好紀律—鴻海郭台銘的執行力
24流程圖概念管理工作—何飛鵬的流程管理概念
25利用PERT圖安排最適工作流程—葛洛夫的流程關鍵步驟
26工作的三種判斷策略—吳美君的果斷決定
27圖表強化個人執行力—「人生銀行」的電子撲滿

Part 5 提升文書與報告效率

28發揮電腦的最大效能—Canon酒卷井社長的追求效率
29利用同心圓創造最大空間—免於埋在文件堆的方法
30有效處理文件的艾森豪四分法—鈴木汽車的效率管理
31制伏工作效率的恐怖殺手—建立「MO」筆記本
32提高撰寫報告的效率—一個客服人員的困擾
33增加口頭報告效率的方法—不增加主管的負擔

Part 6 提升會談與會議效率

34會談的藝術與目的—練就會說話的功夫
35會談的重要技巧—于美人的一期一會
36避免開無效率的會議—仁寶電腦陳瑞聰的效率會議
37提高會議主持者及參加者的效率—人類是唯一會開會的動物
38追求工作效率與生活的平衡—一位教授最後的一封電子郵件

【作者序】效率決定自己的競爭力

你有以下的困擾及問題嗎？
□在公司裡鎮日忙碌，卻總是不十分清楚自己究竟在忙些什麼。
□感覺自己每天都很忙、很亂，且越忙、越亂時，工作效率越差。
□自認很努力想善用時間，但工作卻始終做不完。
□自認已經非常認真做事，但工作表現及整體績效總是差強人意。
倘若你在上述任何一項的方框框中打勾，代表你亟需「效率管理」來幫助自己解決工作上的問題。

「效率管理」與「時間管理」是成功工作者的兩大利器。然而，大部分上班族僅重視後者，卻忽略了前者的重要性，故工作成效不彰。可能你的問題如下：
․你可能掌握了時間，卻不知道工作的方向。
․你可能節約了時間，卻無法如期完成工作。
․你可能縮短了時間，卻無法維持工作品質。
․你可能增加了時間，卻不知如何設定目標。

我們在坊間書店可以輕鬆找到許多時間管理的書籍，但要找到適合自己的效率管理書籍卻很困難。因為效率管理所涉及的層面比時間管理更深且廣，要完整闡述效率管理的概念，必須經過一番透徹的思考及探索。

實際上，效率管理是時間管理的進階課程。凡是希望在工作中創造優異業績及表現的人，都應進一步瞭解效率管理的內涵，並確實實踐之。

唯有效率管理及時間管理並重，才能突破現有的工作瓶頸，提升自己在職場上的競爭力。

這本《效率決定競爭力》是《時間管理黃金法則》的姊妹作。我期望藉由這兩本書，能夠幫助讀者瞭解管理時間的訣竅，更進一步提高工作效率，以交出令人驚豔的工作成績。

在上一本《時間管理黃金法則》出版後，我應邀至許多民營公司及國營企業授課，接觸各種不同類型的產業及營利機構。從數十次的演講及企業內訓課程中，我確實瞭解到上班族之所苦及所需，也更加明白雖然時間管理的概念可以用來控管及分配工作時間，卻仍有其不足之處，因為時間管理無法指導學員如何實際執行工作，如何產生實質業績。這讓我產生了深入探討效率管理課題的興趣，開始廣泛收集相關資料及成功案例，也自行發展出提升效率的各式方法和技巧，並曾親身實踐以確認成效。

我將個人長期的工作經驗及研究心得，彙整成冊與讀者分享，希望幫助眾多上班族拾回失落已久的工作效率，增加工作上的競爭優勢。

全書共有六章，下分不同小節，各章節均可獨立閱讀並實際運用：

․第一章「提升工作效率黃金策略」—
為了避免深陷工作的泥沼，找出適合自己的最佳策略，以提高個人的工作效率。
說明效率管理的重要性，介紹彼得．杜拉克的效率習慣，以及郭台銘與張忠謀的效率管理模式；以「五分鐘原則」處理不想做的事；利用「效率前緣理論」提高工作報酬率；採取「雙N字策略」決定工作的優先順序。

․第二章「提升工作成果產出效率」—
為了在工作中展現傲人實力，並提高成果產出的實際效率，不當個窮忙的上班族。
介紹以「TT表」提高工作的成果產出；說明葛洛夫及大前研一的管理哲學；講述如何找出自己的關鍵績效指標；以同質及簡單法則加快工作速度；學習張明正的時間管理；建立客戶及工作的時間帳戶；以一口氣原則提高工作產出。

․第三章「提升工作計畫與思考效率」—
為了工作時能有條不紊，可利用工作計畫做為工作方向的引導，並力求靈活動腦，以減少思考及煩惱的時間。
介紹以「PLAN」原則及甘特圖排定工作計畫；說明如何規畫長、中、短期工作計畫的方法；學習施崇棠的效率思考；從關鍵點出發以縮短思考時間；成為跨領域的π型人，以加快思考速度。

․第四章「提升執行力與處理效率」—
為了不讓夢想變成空想，可提升執行力以加快處理工作的速度，並提前達成預設目標。
瞭解郭台銘的執行力的概念，培養自律的好習慣；學習何飛鵬的流程管理，並以PERT圖安排最適工作流程；明白執行計畫的三種判斷策略，懂得當機立斷，並利用圖表以提升個人的執行效率。

․第五章「提升文書與報告效率」—
為了不被堆積如山的文件及檔案所淹沒，必須善用辦公空間，使完成文書及報告的效率能有效提高。
讓電腦發揮最大功能，成為辦公的好幫手；利用同心圓概念創造最大空間，並採用艾森豪四分法迅速處理重要文件；建立「MO」筆記本，預防並減少不必要的錯誤；學習快速撰寫報告的技巧，明白增進口頭報告效率的方法，以節省寶貴的工作時間。

․第六章「提升會談與會議效率」—
為了善用說話與開會的時間，可運用技巧及方法進行有效率的會談，並迅速完成會議。
明白會談必須說話內容與說話技巧兼顧；學習于美人打動人心的方法，以迅速達到會談之目的；參考陳瑞聰的開會方式，避免無效率的會議，讓與會者皆能共同提升開會的效率及品質；力求在工作與生活之間取得平衡，進而享受生命的美好。

蕭伯納說：「世界上只有兩種素質：高效率和低效率；也只有兩種人：高效率的人和低效率的人。」
《效率決定競爭力》為本系列的第三本書。我衷心期盼藉由這本書，可助你一臂之力，讓你的工作「功力」更上一層樓，早日成為真正的職場效率達人，獲得豐碩的工作成果與傲人佳績，也讓你的效率決定自己的競爭力。
英國名人賈斯特菲爾德說：「效率是做好工作的靈魂。」
我們重視做好工作的靈魂，也在工作中珍愛自己生命的靈魂。

內容摘要

用「一口氣原則」提高工作產出

──吉越浩一郎的效率提升術

「氣」無影無形，卻存在你我身軀之中、舉手投足之間。
氣長者，工作起來氣定神閒；氣短者，一遇忙碌驚慌失措。
適當延長自己的工作之氣，避免非必要的「斷氣」，是提升工作效率的關鍵祕訣。
打破傳統企業文化的吉越浩一郎

吉越浩一郎在日本是個傳奇人物，有「革命社長」之稱譽。他在擔任日本黛安芬公司社長期間，以卓越的管理能力，讓公司起死回生，連續十九年創造驚人的業績成長率，其總營收甚至是德國總公司的兩倍。他的名言是：
「工作實力＝能力 × 時間 × 效率。」

吉越浩一郎特別重視效率，認為效率是提升實力的重要因素。獨特的高效率經營模式，讓他獲選為「平成一百位經營者」之一。

對於日本傳統的超時工作、習慣加班的企業文化，他頗無法認同，認為經常加班者一般有兩大迷思：
․覺得自己越晚下班，越能突顯個人的工作價值。
․如果周遭的同事和主管都尚未下班，自己也不方便先行離開。
一旦公司裡充斥著這兩大迷思，便會導致所有人均無法準時下班。延遲下班的結果不斷惡性循環下去，員工疲憊的身心無法獲得充分抒解，反而致使競爭力下降。吉越深入探究一般員工無法準時下班的原因，認為可歸咎因素之一是辦公室環境。於是他設下規定，在中午的兩小時內，員工不得接聽客戶電話、不得相互交談，甚至不得影印文件。
他為所有員工騰出兩小時的「加油時間」，以製造完全不受干擾的「寧靜空間」，結果使公司整體的工作效率顯著提升，大家都能準時下班，工作成果亦大幅增加。這也是他成功讓公司轉虧為盈的重要祕訣。
做個「一口氣工作者」

工作要有產出，必須經過一定的過程。如果這個過程不斷受到電話、訪客、會議、電子郵件的干擾而被迫中斷，原本應當完整順暢的過程將被切割得支離破碎。每次的干擾都可視為是一把刀切在一條長方形的蜂蜜蛋糕上，一刀切成兩塊，兩刀切成三塊，隨著刀數不斷增加，蛋糕原貌就會被破壞殆盡。

想要提升工作的產出效率，必須盡量使產出過程能夠頭尾連貫、一氣呵成，以求順利獲得成果。
吉越浩一郎規定中午為「加油時間」，就是為了使全體員工不受外界干擾，可一鼓作氣地完成工作。
南陽街有位英文補教名師發明了「一口氣英文」的方法，鼓勵學生一口氣背三句英文，用來訓練不敢開口說英文的人能勇敢開口，據說該方法頗為有效。

上班時，也建議採行「一口氣工作法」，一鼓作氣將工作做完，而非斷斷續續、輕淺多口呼吸，造成工作成效不彰。
工作無法一氣呵成，有時固然是受外界干擾所致，但有時是源自於工作者本身的問題。上班族不能一口氣工作的可能原因如下：
․外界的干擾──使自己無法連續工作。
․意念的遊移──使自己無法專注思考。
․萌生的倦意──使自己喪失工作動力。
․自我的中斷──自行製造干擾，致使工作中斷。

找到原因後，必須逐漸修正工作模式，使自己的工作之「氣」綿長不絕，方能在預定時間內順利完成交辦任務。
工作效率的不同時間模式

將工作效率相對於工作時間繪圖後，會得出兩種工作模式：

1.一口氣工作者──

剛開始工作時，進入熱身狀態，工作效率逐漸由零往上升。持續工作一段時間後，越做越順手，工作效率即升到最高值，進入個人的顛峰狀態。再持續一段時間後，因身心漸趨疲憊，故工作效率逐漸下降。

2.經常「斷氣」的工作者──

工作效率還在從零往上升的途中，就因周遭或個人因素中斷工作，於是效率值在尚未達到最高點前，就被迫降回零的狀態。停滯一段時間，再重新「啟動」工作時，效率又逐漸從零往上升。然而一旦又中斷工作，效率又會降至零，如此周而復始，導致工作效率始終低迷不振。

「一口氣工作者」可在短時間內完成暖身動作，將工作效率拉升至最高值，並可在效率顛峰狀態維持一段時間，猶如已達極速的跑車馳騁在毫無攔阻的高速公路上，故能迅速處理工作，在短時間內產出大量成果。
反之，「經常斷氣的工作者」因外界干擾或個人狀況不斷，還沒機會表現自己的最高工作效率，就被迫降回為零，好比一輛不斷遇到紅燈阻擋的老爺車。反覆「開機」與「關機」，工作的進度想快也快不了，故工作成果往往不甚理想。

成為「一口氣工作者」的方法

如何才能成為「一口氣工作者」呢？建議可參考以下方法：

1.努力製造一段不受干擾的時間

可提早進入辦公室，在沒有電話、同事干擾的狀況下，開始一天的工作。或央請同事在特定時間內代接電話，使自己能心無旁騖地處理手上的事務。

2.積極尋找一個不受干擾的空間

在工作繁忙時，可利用無人的會議室、簡報室或移往較安靜的辦公室角落，善用「寧靜空間」來提高自己的工作效率。

3.不輕易自行中斷已熱身的工作

經常做了又停、停了又做，是難以累積大量工作成果的。俗話說「打鐵要趁熱」，當自己好不容易熱身至「火力全開」之際，請堅定意志力，努力維持一段時間，絕不輕易中斷已上手的工作。

4.在適當之處做不得已的中斷

萬不得已必須暫停手中的工作時，請選擇合適的中斷點。如需離開座位片刻，除了貴重物品及機密資料外，其他文件可保持原狀，待自己返回座位時，便能迅速進入狀況，銜接未完成的工作。
人沒有了「氣」就無法存活，工作沒有了「氣」就難以產生成果。請盡量讓自己工作起來「中氣十足」、「氣貫全身」。

松下幸之助說：「忙碌和緊張，能帶來高昂的工作情緒；只有全神貫注時，工作才能產生高效率。」
讓自己的工作之氣綿延不絕，自己可全神貫注，自然會持續獲得豐碩的工作成果。

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