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篇名: 上班族如何提升工作效率
作者: -夢中情人-	日期: 2009.06.17　　天氣: 　心情:

上班族如何提升工作效率

工作效率的提昇象徵一個人生產力、競爭力乃至生命價值的提升，也是上班族自我肯定、出人頭地的不二法門。
　　你參加過或看過馬拉松賽跑嗎?你有沒有注意到，當鳴槍開跑那一剎那，所有參賽者的起跑點是一樣的，但到最後，賽跑的人卻幾乎以不同的時間到達終點。同樣的道理，在企業裡，同一批被進用的基層人員，他們在職場上的起跑點也是一樣的，但到最後，他們的成就，所佔的職位通常也是不一樣的。這個譬喻嚴肅的告訴我們，即使朝九晚五的上班族也有競爭力的問題。上班族要提升競爭力，不能沒有較好的工作效率；正如馬拉松賽的跑者要拔得頭籌，不能沒有較快的速度一樣。

把工作當歷練
　　一般人大概都知道，所謂工作效率就是做事的投入與產出比例。投入的越少、產出的越多，就越有效率。這樣的認知，本來就應該以有助於組織目標的達成為前提。但偏偏就有人把它套在個人利益的追求上，做起事來斤斤計較，只知少付出，多回報，甚至不勞而獲。幾年前我在辦公室裡同時碰到兩位截然不同的工讀生，一位兢兢業業，工作效率很高，另一位偷雞摸狗，工作效率奇差。我分別找他們面談後，才知道前者傾向把工作當做人生的歷練，後者則傾向把工作當做販賣的商品。可見一個人工作效率的高低與工作態度有很密切的關係，如果把工作當做自己家裡的工作，做起事來就可能有效率：如果老是認為在替人家做事，做起事來就可能沒有效率。

站在生命的觀點做事
　　上班族要提高工作效率，我的第一個建議是，站在生命的觀點做事。所謂生命的觀點，簡單的說就是腦子裡要這樣想：「不管有沒有好好做，都是一分一秒的在消耗生命。」只要你有這樣的生命觀點，你不但會投入工作、專心工作，而且會想辦法提高工作效率。不過，這樣的生命觀點並不能保證一定會有很好的工作效率，要提高工作效率還必須在這個基礎上，進一步尋求利基。什麼是提昇工作效率的利基？我的第二個建議是活用資訊科技。到底辦公室內有什麼樣的資訊素材，可以改善你的工作流程？你必須去瞭解，學習，應用，什麼樣的資訊素材可以與目前的工作結合，改善你的工作方法，你必須去構思、應用。如果你這樣做，就有可能提昇工作效率，如果你不這樣做而人家這樣做了，即使你原來的工作效率沒有降低，你在競爭力的跑道上已相對降低了工作效率。

企劃、行動、檢討
　　要提高工作效率，我的第三個建議是奉行P(plan);D(do);S(see)所謂管理循環的三個原則。也就是說，做任同事情一定要有企劃，企劃了一定要去做，做了一定要去檢討，檢討了一定要去企劃。如此反覆實施，才能不斷的提昇工作效率。在這個循環中，DOSEE的實施要靠意志力，PLAN則除意志力外還需要有策略，所以相對更為重要。要提昇企劃力，首先在心態上要把「個人」轉為「個人股份有限公司」，揚棄「船到橋頭自然直」的僥倖心理或「天塌下來有人頂」的依賴心理。其次，就是要確實去執行企劃的工作，我提供的刀法是，利用KJ法在上班前或上班前一天晚上的十五分鐘，將當天必須處理的事情，以「一張卡片，一件事情」的方式，加以結構化及流程化，然後在結構流程圇上標示輕重緩急符號，再以此做為當天的工作藍圖，有效執行當天的任務。

左右腦平衡運用
　　要提高工作效率，最後我還有個建議，左右腦平衡運用。要達到這樣的境界，我提供的方法是．把傳統記憶型的日曆手冊，變革為涵概大腦四個功能亦即吸收-記憶-理解-創造併用的一日曆手冊。具體來說，一就是備有按週分頁，左側備忘，右側創意引發用的日曆手冊，在配合上述企劃方法不斷實施，必甚有助於左右腦的平衡運用，促使工作效率的不斷提昇。
　　工作效率的提昇象徵一個人生產力、競爭力乃至生命價值的提昇，也是上班族自我肯定、出人頭地的不二法門。我相信只要大家參照上面所提供的一些原則及方法，反覆不斷的實施，一定可以提高工作效率，在職埸上更受重用。

來源：薔薇輝石網。

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以一天的計畫表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作，

然後再列出應該做的事，以及可以做但並不急於一時的事。然後評估各項工作所需的時間，

再決定如何把時間分配到這些工作上。應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內去做。

一天的時間規劃完成後，可以延伸成一週的計畫，決定一週內最重要及必須做的事。

每天要確認行程是否照計畫進行。養成把握重點，循序漸進，集中力量的習慣，

決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定那一個工作比較重要，必須優先去做；

那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優先次序所產生的另一結果，常是一無所成，

而且被拖延或耽擱的事情，等之後再提出時，往往已失去時效性。

要讓工作有效率，分工合作甚至找較專業的同事幫忙都是方法之一，"一起做"是節省時間的武器，

也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的同事溝通，會產生不錯的效益，

尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分攤工作負荷唷！

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