簡化工作          轉載

勇於和時間賽跑的人，未必贏得了時間。

放棄與時間競逐的人，必定會輸給時間。

管理大師彼得‧杜拉克說過：「時間是世界上最短缺的資源，除非善加管理， 否則一事無成。」

每個上班族都需要時間來處理公事，也需要時間在繁忙工作與休閒生活之間 取得平衡。但實際上多數人對時間管理的概念均十分模糊。

其實，時間管理是需要學習的，正如同你過去曾努力學習任一專業技能與科目 一般。時間管理也是需要練習的，在明瞭相關原則及技巧之後，必須身體力行、 加以實踐，才能為自己「搶」得寶貴的時間。

熱愛時間、投資己愛的比爾蓋茲

比爾蓋茲在就讀湖濱中學時，獲得一個撰寫電腦程式的機會，便與朋友保羅一起 承接該項專案。兩人鎮日埋首工作，幾近廢寢忘食，有時甚至一天工作超過20 個小時。埋首苦撐八個禮拜後，他終於走出了電腦室，順利完成任務。

比爾蓋茲熱愛電腦，他尚未自哈佛大學畢業前，就迫不急待地在車庫裡創業。

創立微軟公司的那一年，他還未滿20歲。

比爾蓋茲認為工作是一場競賽，喜歡在緊要關頭全力以赴的感覺，也深深享受 伴隨而來的快樂與成就感。他勇於追逐時間，結果打造出有史以來最強大的電腦 軟體王國。

他曾開玩笑地說，自己沒時間思考經濟學，來不及成為生物化學家，也無暇 練就高爾夫球72桿的好成績。雖然這些都是他想做的事情，但並非是他最喜歡 的事情。

他最喜歡的是電腦，最想積極擁抱的是高科技，所以心甘情願，將自己絕大部分 的時間資源投注在電腦科技上。

比爾蓋茲的3大成功要素

有一次，和某家電子公司總經理晤談時，他提到對於龐大的企業體而言，提高 營運績效是終極目標，而他自己最想達成的是工作的簡化。

比爾蓋茲的成功可歸因於三大要素：

(1)明確設立目標

他知道電腦是明日科技的夢想，也深信自己就是實現那個夢想的人。在心中 訂立明確工作目標，設定清楚的工作藍圖，詳細規畫工作進度，就義無反顧地 努力逐夢。

(2)集中焦點攻擊

比爾將自己的精力及時間全部投注在電腦科技的研發上，集中焦點猛烈攻擊， 所以能在短時間內締造驚人的卓越成果。

(3)簡化工作內容

比爾大幅簡化工作內容，使自己可以心無旁騖地專注於本業之上。工作的簡化 讓他能專心思考，減少無謂的時間浪費，從而獲得關鍵性的勝利。

疏掉雜務別浪費時間養分

在日本「電視冠軍」節目中，看到有一位水果達人，為了讓果樹結出最碩大、 最甜美的果實，會在果樹開花後摘掉大部分的花朵，僅留下兩三個花苞。

「我要讓全部的養分都灌注在這幾個花苞上，這樣自然能夠結出最大、最甜的 果實。」達人自信滿滿地說。

水果達人的祕訣非常值得我們參考

在本文插圖中，可以看見左側有一株小樹，狀似茂密，但向側邊橫生出許多 細小枝幹。如果把主樹幹比喻為本業工作的話，那些細小枝幹就可能相當於瑣碎的雜務，例如不具意義的小事、冗長無聊的會議、徒具表面工夫的人際 交往等。以「時間養分」來說，這些細小枝幹與主樹幹是競爭者，主樹幹吸取的養分不足，以致無法持續向上成長茁壯。

若你將那些搶奪「時間養分」的旁枝細幹大刀濶斧地砍除，所有的養分將悉數 灌注在主樹幹上，故可使樹幹迅速拔高，成為頂天立地、高聳入雲的大樹。

（如何三抓三放）用對力氣 忙的有收穫

該如何簡化工作呢？請參考以下「三抓三放」的原則：

(1)抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。

高階管理者 必須為公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；基層 員工應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。

(2)抓正事，放雜事

要順利完成一件工作，有其必要的程序及步驟，亦即完成該項任務的正事，而與完成該項任務無關的則稱為雜事。一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；至於與正事無 關的雜事，可交由旁人處理，或是儘量避免，以簡化工作內容。

(3)抓要事，放閒事

重要又緊急的事情應該在第一時間完成；沒有時間壓力的閒事，則利用工作空檔，簡單處理即可。要事與閒事的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。