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篇名: 職場溝通4堂新生訓練
作者: Kimmy	日期: 2014.05.12　　天氣: 　心情:

職場溝通4堂新生訓練，精準聯繫事務、處事更老練

文/蔡芳紜

1.新人必懂的菠菜法則──報告、聯絡、商量：
日本企業在培訓新進員工時，為了讓新手不會因為生疏而影響工作的順利進行，都會告知他們一項工作的基本常識「菠菜法則」：報告、聯絡和商量。接收到上司交代的任務，不能只是執行、還必須在完成後回報對方，才算大功告成（報告）。在執行專案時，要經常向相關人等交代進度，以防自己有所疏漏（聯絡）；無論任何工作，只要有任何不清楚的地方，就要趁早找前輩或主管討論（商量），避免一個人悶著頭做，冒著不只沒解決問題、還惡化問題的風險。

2.謹慎寫下e-mail主旨，註明時間、事件：
寫商務郵件時，主旨最容易被敷衍了事。郵件主旨必須寫出「時間」和「事件」，使收件人易懂、易找，例如「關於10/1的○○會議準備事項」，而非只是「會議重點」。

3.溝通不能只靠e-mail：
由於e-mail省去口說傳達的時間、金錢成本，成為職場溝通的主要工具之一。不過，若要進行重要事件的溝通，只發一封信就夠了嗎？商務溝通的基本原則是面對面，e-mail只是省去見面奔波的替代方案，但文字溝通看不見表情、語氣，容易造成雙方認知上的落差，所以，商務對話不能只靠e-mail完成，更不該用e-mail討論重要公事。此外，送出郵件後，還必須考量對方沒看到信件的可能性，因此，寄出信件後務必再透過電話連繫：「為了謹慎起見，想跟您確認是否收到信了。」

4.打電話前，先列出摘要資訊：
在工作上打電話傳達訊息時，為使溝通更順暢，不被瑣碎的事務干擾，事前列出談話目的、溝通重點是必要的。在拿起電話前，務必先找出對方的名片，確認對方的姓名、所在部門；其次，將想傳達的內容條列寫在紙上，可以防止交代的事項有所疏漏，也有助於傳達訊息的正確性；備妥紙筆，以利隨時記下對方回應的重要訊息。最後，在電話溝通的一開始，必須先簡單告知對方打電話的目的：「您好，今天打電話給您是想確認○○○的那件事。」讓訴求的陳述更簡明扼要。

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